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O que é backoffice e por que ele é importante

Se na sua empresa há problemas em processos internos que vêm afetando os resultados, está na hora de saber o que é backoffice. Essa é uma área que garante a operacionalidade do negócio ao cuidar dos detalhes que a envolvem. Mais do que se familiarizar com o conceito, neste artigo você vai entender a sua contribuição com a gestão.

O que é backoffice?

Para compreender o que é backoffice, nada melhor do que olhar para a operação em uma empresa tradicional. Há o contato com o cliente, o pedido é realizado, isso demanda o acionamento do estoque, a logística de entrega e o planejamento de uma nova compra.

Agora, imagine um problema, uma falha ou atraso em qualquer uma das etapas. Caso isso ocorra, o prejuízo é inevitável, certo? Pois é justamente a partir do trabalho do backoffice que o gestor busca prevenir e corrigir desvios na operação que possam afetar seus resultados.

Termo em inglês que pode ser traduzido como “retaguarda”, o backoffice é importante em qualquer atividade que movimente mercadorias ou preste serviços. Devido às suas características, no entanto, é no comércio eletrônico que ganha destaque – e maiores preocupações.

A função exerce o papel de suporte. Os profissionais envolvidos nela não atuam na linha de frente (front office), mas são indispensáveis para garantir a continuidade das operações, sem sobressaltos. É como o sujeito que coloca óleo na máquina para assegurar que suas engrenagens funcionem corretamente.

Quem faz parte do backoffice

Agora que já sabe o que é backoffice, talvez você esteja se perguntando se ele se aplica à sua empresa. A questão é pertinente, especialmente se você nunca tinha ouvido falar sobre o conceito antes. Mas ao analisarmos os atores responsáveis pela retaguarda do negócio, fica claro que a resposta é afirmativa.

O backoffice compete a todos aqueles que prestam serviços indiretos, ou seja, não diretamente relacionados com a atividade principal da empresa.

Em um estabelecimento comercial, por exemplo, são todos os colaboradores que não atuam nas vendas; em uma indústria, quem não participa da produção. E aí entram funcionários do administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros não vinculados à atividade fim.

Veja só como estamos falando de um grupo amplo, que não aparece diretamente para o cliente, mas que é de grande importância para as operações do negócio. Afinal, o que seria da empresa sem um responsável pelas contratações, outro pelas compras e mais um pelas cobranças?

Nenhuma empresa sobrevive apenas de sua operação principal, que, por sua vez, não acontece sem essa retaguarda.

Então, na prática, como garantir que o backoffice otimize o desempenho na empresa, qualifique os resultados e reduza o desperdício de tempo e de recursos humanos e materiais? Vamos entender melhor no próximo tópico.

Cuidar do backoffice pode ajudar sua empresa

Dedicar-se à gestão interna e cuidar do backoffice é garantir que a empresa funcione em sintonia. Mesmo em pequenos negócios, que não contam com departamentos, essa atenção é fundamental. Ela apenas se adapta ao porte do estabelecimento e, nesse caso, não é um setor, mas os responsáveis por cada função que atuam nos bastidores para fazer a roda girar.

Pense em uma pequena loja virtual. O cliente envia o produto para o carrinho, fecha a compra e todo um processo interno se inicia como consequência da venda. Sem uma boa estratégia de backoffice, talvez ocorra um atraso na separação do pedido, quem sabe até mesmo um erro que direcione um item diferente para o comprador.

O equívoco pode ocorrer ainda no processo de cobrança, na emissão da nota fiscal ou mesmo no estoque, que não sinalizou a falta do produto e a loja acabou vendendo uma mercadoria indisponível.

Veja só quanta dor de cabeça e prejuízos diversos podem ocorrer devido a falhas no backoffice. É por isso que a sua função na empresa é a de uma orquestra. Se faltar um dos instrumentos ou houver erros na execução, todo o negócio desafina.

Como a tecnologia qualifica o backoffice

A verdade é que o backoffice é importante demais para depender apenas das habilidades manuais, do caderninho de anotações ou da memória dos seus colaboradores. Para não dar chance ao azar, a sua empresa pode – e deve – automatizar a gestão interna.

Por um lado, um sistema de relacionamento com os clientes (CRM) qualifica o faturamento, envio dos pedidos e o processo de cobrança. De outro, um software de gestão empresarial (ERP) integra as diferentes áreas, reduz ruídos e assegura que uma informação de interesse comum seja compartilhada.

Considerando o exemplo que utilizamos antes, o de uma venda, contar com esse tipo de tecnologia oferece tranquilidade ao gestor. Afinal, o fechamento do negócio aciona automaticamente o financeiro para a cobrança, o estoque para a separação do pedido e a área de compras para a reposição do item.

Nessa situação, o benefício é triplo: a satisfação do cliente com a sua experiência de compra, a economia de recursos humanos e materiais, além da otimização do tempo.

É a orquestra devidamente ajustada, executando uma sinfonia perfeita. Não há cenário mais propício para cuidar do negócio e se preocupar apenas com o seu crescimento.

Invista no seu backoffice

Muitas vezes, são os detalhes que atrapalham o crescimento de uma empresa. Quando tudo parece ajustado, um processo imperfeito na cadeia de ações provoca uma reação em cadeia, afasta clientes, prejudica o faturamento e enche o gestor de preocupações. Não precisa e não deve ser assim.

Como vimos neste artigo, cuidar do backoffice é tarefa prioritária em qualquer negócio, mesmo naqueles de pequeno porte. E a melhor forma de fazer isso é modernizando a maneira como conduz as operações.

Se você ainda depende de controles manuais, pode estar aí a origem do problema. A tecnologia existe e está ao seu alcance para solucionar todo o tipo de falha que ainda prejudica seus resultados. Invista nela. Agora que sabe o que é backoffice, não vale continuar correndo riscos desnecessários.

 

 

 

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Créditos: Blog Azul

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