Passo a passo para emitir Nota Fiscal
Emitir nota fiscal é uma das principais rotinas em qualquer negócio, mas ainda gera muitas dúvidas entre micro e pequenos empreendedores.
Hoje, com a nota fiscal eletrônica, o processo está muito mais simples, prático e ágil, e a tendência é que os antigos talões desapareçam do mercado em breve.
Mesmo assim, não é fácil acompanhar todos os tipos de notas fiscais, processos de emissão, softwares, autorizações do governo e mudanças constantes na legislação e modelos de documentos.
O que é a nota fiscal e para que ela serve?
– Como surgiu a nota fiscal eletrônica
– O que mudou com a NF-e
– Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
– Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica
– Como funciona a emissão de nota fiscal
– Como emitir nota fiscal na sua empresa passo a passo
– Perguntas e respostas sobre a nota fiscal
Leia até o fim para tirar todas as suas dúvidas e aprender a emitir notas fiscais passo a passo.
O que é a nota fiscal e para que ela serve?
A nota fiscal é um documento com validade jurídica que serve para registrar uma venda de produto ou prestação de serviço.
Sua emissão é obrigatória em qualquer transação, porque é a partir dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas — do contrário, a empresa responsável pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos.
Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é muito mais prática e eficiente.
Para o empreendedor, a nota fiscal facilita o controle de entrada e saída, dos impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.
Para o consumidor, ela serve como comprovante de compra para requisição de garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda).
Por isso, a nota fiscal é a base das relações comerciais de confiança e garante a credibilidade das empresas no mercado.
Como surgiu a Nota Fiscal Eletrônica
A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar a emissão de notas fiscais no Brasil.
Ela substitui o modelo tradicional de papel para trazer mais praticidade e eficácia, tanto para a fiscalização do governo quanto para a gestão de NF-e nas empresas.
O projeto de digitalização da nota fiscal começou em 2006, com o objetivo de facilitar a vida do contribuinte e agilizar o trabalho da Receita Federal.
Inicialmente, a emissão de nota fiscal eletrônica foi feita de maneira progressiva, tornando-se obrigatória primeiro para empresas que exerciam atividades operacionais específicas, principalmente para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
No decorrer dos anos, mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis para a NF-e, incluindo optantes do Simples Nacional.
Hoje, a nota fiscal em papel está em extinção, e a tendência é que o formato digital se torne padrão em todo o país.
No Estado de São Paulo, por exemplo, os talões não são mais válidos desde 2018, com a publicação da Portaria CAT 36 de 2018 (apenas o MEI ficou de fora).
Para saber se sua empresa é obrigada a aderir à NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) de seu Estado ou de Secretaria da Fazenda de sua cidade (no caso das empresas de serviço).
Mesmo que o documento digital não seja obrigatório para a sua empresa, vale a pena aderir facultativamente à NF-e, pois é uma questão de tempo até que ela se torne o único formato aceito no país.
Dessa forma, você adianta o processo de adaptação e deixa o negócio pronto para as futuras normas, em vez de ter que aderir ao modelo na última hora.
Dica: na dúvida, pergunte ao seu contador. Ele é a melhor pessoa para orientar você sobre as escolhas mais vantajosas para sua empresa.
O que muda com a nota fiscal eletrônica
A implantação da nota fiscal eletrônica representa um grande avanço tecnológico para o mercado.
Isso porque, até pouco tempo atrás, as empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais.
Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML).
Mas a mudança mais significativa é a disponibilidade de informações das operações das empresas no site da Receita por até 180 dias, permitindo a consulta a qualquer momento pela internet com a utilização da chave de acesso gerada na emissão da nota.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem, atualmente, cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma servindo para substituir determinados documentos.
Também há documentos fiscais específicos para certas operações e segmentos.
Conheça cada nota em detalhes.
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Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital mais comum, voltada às empresas do comércio.
Ela foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Logo, sua emissão é obrigatória em qualquer venda de produtos que precisam pagar ICMS.
A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.
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Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é a nota digital que registra a prestação de serviços.
Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos), um documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).
Na maioria dos municípios, a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida automaticamente, por meio de softwares de emissão integrados ao sistema da prefeitura.
No caso de indisponibilidade do sistema ou qualquer impedimento, a empresa de serviços pode utilizar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo em NFS-e junto à prefeitura no prazo estipulado (geralmente, cerca de 10 dias).
Esse recibo serve como um documento fiscal temporário e também é utilizado por empresas com alto volume de transações e restrições de conectividade — nesse caso, elas enviam lotes de RPS periódicos para conversão em NFS-e.
A nota fiscal de serviços eletrônica também tem algumas particularidades, como impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura.
Além disso, vale lembrar que cada NFS-e refere-se a um tipo específico de serviço.
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Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga.
Ele foi criado para substituir diversos documentos fiscais exigidos para prestar esse tipo de serviço (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).
Além disso, o CT-e elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz drasticamente as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos realmente transportados por cada veículo.
A validade dele é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.
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Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final.
Ela foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2, além de oferecer uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo.
Dessa forma, a NFC-e reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes e aprimora o controle fiscal.
Sua principal função é comprovar o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da transação.
Em São Paulo, também é utilizado o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT – modelo 59), com o mesmo propósito da NFC-e.
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Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas.
Por essa razão, ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os microempreendedores individuais são o maior grupo desobrigado a emitir notas fiscais eletrônicas comuns.
A NFA-e se parece com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz).
Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica
São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade.
Confira os principais benefícios.
– Redução de gastos
Um dos principais benefícios em utilizar a nota fiscal eletrônica é a redução de gastos significativa para a empresa.
Com os documentos digitais, é possível economizar na compra de papel e suprimentos para impressora, por exemplo, além de poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.
Lembrando que, pela lei atual, é preciso guardar os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir do fato gerador — daí a vantagem de ter tudo digitalizado.
– Ganho de produtividade
A NF-e também contribui para aumentar a produtividade da equipe e agilizar os processos na empresa.
Afinal, é muito mais rápido emitir os documentos por meio dos softwares de emissão de notas fiscais.
Além disso, os colaboradores não precisam preencher cada nota fiscal do zero, pois o próprio software memoriza os dados dos clientes recorrentes e possui funções de preenchimento automático.
Com o cadastro prévio de clientes, produtos e serviços, a empresa agiliza a emissão de documentos fiscais e ganha tempo para tarefas mais importantes do negócio.
– Melhor controle fiscal e financeiro
Outro benefício da NF-e é facilitar o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos.
Basta uma simples busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados que ficam disponíveis online e podem ser acessados a qualquer hora e lugar.
Os erros de escrituração também são praticamente eliminados com a NF-e, já que a tendência é acabar com os erros de digitação.
Além disso, o controle dos próprios documentos digitais é muito mais simples, facilitando a organização, armazenamento, recuperação e gerenciamento.
– Aumento da confiança
Confiança é a base das relações entre empresas e consumidores, e a nota fiscal eletrônica contribui com a transparência nas transações.
Além de facilitar o trabalho do Fisco e reduzir a sonegação, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios.
– Incentivo ao comércio eletrônico e novas tecnologias
Por fim, a NF-e também incentiva o empreendedorismo digital e a adoção de novas tecnologias no mercado.
Cada vez mais, os empreendedores entendem a necessidade de se adaptar à transformação digital, e isso fica ainda mais claro quando o próprio governo se moderniza.
Como funciona a emissão de nota fiscal
Antes de aprender a emitir notas fiscais eletrônicas, é importante entender como funciona o processo de emissão e validação desses documentos.
Afinal, como as notas fiscais são validadas e quais são os órgãos envolvidos?
Bom, quando um produto é vendido, por exemplo, a empresa gera um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais da operação realizada — a NF-e —, que é assinado por meio do certificado digital e enviado online para a Sefaz do estado em que ela está localizada.
Esse órgão faz uma validação prévia do arquivo e emite a Autorização de Uso, necessária para o trânsito do produto.
Então, os dados da operação são disponibilizados na internet para todos aqueles que têm a chave de acesso da NF-e e para a Sefaz do estado destinatário (caso o produto seja enviado para outro estado).
Por fim, é gerada uma única via do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que traz em destaque o código de acesso e um código de barras para facilitar a confirmação das informações nos postos fiscais.
Esse documento funciona como uma representação simplificada da NF-e e deve acompanhar o produto durante todo o transporte, pois é obrigatório para a circulação de mercadorias.
No caso da nota fiscal de serviços eletrônica, a empresa transmite os dados diretamente para a prefeitura, emitindo a nota fiscal pelo próprio sistema ou enviando um Recibo Provisório de Serviços (RPS) que será convertido em NFS-e posteriormente.
Como emitir nota fiscal na sua empresa passo a passo
Agora que você sabe tudo sobre nota fiscal eletrônica, só falta aprender a emitir o documento na sua empresa.
1- Descubra qual tipo de nota sua empresa emite
Como vimos, podem ser usados vários tipos de nota fiscal eletrônica, dependendo da operação que você precisa formalizar.
Basicamente, as notas podem ser de:
Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc.
Serviço: para prestação de serviços
Consumidor: no caso de venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).
Por isso, o primeiro passo é identificar qual (ou quais) dessas notas sua empresa deve emitir com base nas atividades exercidas.
2- Adquira um certificado digital
Para que suas notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, você vai precisar de um certificado digital.
Ele funciona como uma assinatura digital para pessoas jurídicas que permite a realização de transações online com garantia de autenticidade.
Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil.
No site da ICP-Brasil, você encontra uma lista completa e atualizada das empresas autorizadas a comercializar o certificado digital.
Na maioria das empresas, você encontrará o documento na seção para empresas com o termo “NF-e” na nomenclatura, ou poderá optar pelo e-CNPJ.
A vantagem do certificado NF-e é que as notas podem ser emitidas por qualquer funcionário, ou seja, não é necessário compartilhar o e-CNPJ e senha da empresa (o que não é recomendado).
Você também poderá escolher entre os tipos A3 — comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) e usado em apenas um computador por vez — e A1 — arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo.
Nos dois casos, será necessário comparecer pessoalmente em uma Autoridade de Registro (AR) para que as informações sejam conferidas e validadas.
3- Faça seu cadastro fiscal junto ao governo
Para começar a emitir notas fiscais, será preciso fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter autorização do órgão responsável.
Veja como funciona para empresas de comércio e serviços:
4- Credenciamento de empresas de comércio
Se você tem uma empresa de comércio, terá que realizar o cadastramento na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do seu estado para emitir notas fiscais.
Esse procedimento varia de acordo com cada localidade e, por isso, é indicado procurar um contador para ajudar você com a legislação local.
Isso vai garantir que tudo seja feito nos conformes, proporcionando mais segurança para seu negócio.
Uma dica é escolher, no início, a modalidade de credenciamento “Em homologação”, para que as notas sejam enviadas apenas como teste.
Isso permite que você faça um treinamento até estar apto a enviar os documentos devidamente.
Quando estiver mais seguro, basta mudar a opção para “Em produção”.
Lembrando que o órgão responsável pode demorar até 15 dias para fornecer a autorização para emissão de NF-e.
5- Credenciamento de empresas prestadoras de serviços
Se você tem uma empresa de serviços, terá que fazer o cadastramento junto à prefeitura para emitir a NFS-e.
Pelo site da prefeitura da sua cidade, é possível preencher um formulário de credenciamento que emitirá um protocolo para comparecimento.
Será necessário apresentar os seguintes documentos:
– Protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso
– Via original do CPF
– Documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.
– O formulário será analisado juntamente com os documentos e, caso esteja tudo correto, sua senha será desbloqueada e um aviso será enviado por e-mail, liberando o acesso ao sistema de geração de notas.
6- Escolha o software emissor de nota fiscal eletrônica
Com a autorização do órgão responsável, o próximo passo é escolher um software emissor de nota fiscal eletrônica.
Tanto no caso da NF-e quanto no caso da NFS-e, você tem duas opções:
– Usar o emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e)
– Usar um emissor próprio integrado ao sistema do governo.
O problema é que os emissores do governo não são integrados ao sistema de gestão da empresa e possuem diversas limitações, como a necessidade de redigitar dados e dificuldade em gerenciar um alto volume de notas fiscais.
Além disso, não é muito seguro armazenar as notas fiscais no próprio computador, pois os arquivos podem ser facilmente corrompidos, perdidos ou até vazados em caso de incidentes cibernéticos.
Felizmente, existe vários sistemas gestores no mercado que emitem NF-e e NFS-e a custos reduzidos e proporcionam muitas vantagens ao empreendedor.
Na prática, os fluxos são simplificados e as tarefas como cadastro de produtos, recebimento de pedidos, registro de pagamentos e recebimentos, acompanhamento de encomendas e controle do fluxo de caixa são automatizadas.
7- Comece a emitir suas notas fiscais
Com autorização do governo, certificado digital e um emissor, você já pode começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas.
No primeiro contato com o sistema, lembre-se de verificar se todos os seus dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades.
Perguntas e respostas sobre nota fiscal
Para fechar nosso guia, vamos responder às principais dúvidas dos empreendedores sobre notas fiscais.
O que acontece se a empresa não emitir nota fiscal?
Se a sua empresa realizar uma venda e não emitir nota fiscal, estará praticando o crime de sonegação fiscal de acordo com a Lei 4.729/1965.
Como resultado, você pode ter que arcar com multas que variam entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota fiscal autuada de forma cumulativa.
Qual a diferença entre nota fiscal e cupom fiscal?
Como vimos, a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) substitui o antigo cupom fiscal impresso no comércio.
A vantagem da versão digital é eliminar o caro Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), já que a via do consumidor pode ser impressa em impressora comum, se necessário.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
A principal diferença é que a NF-e tem a função de registrar a venda de produtos, enquanto a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços.
Como emitir nota fiscal avulsa?
Assim como outros tipos de nota, a nota fiscal avulsa depende de uma autorização da Sefaz para ser emitida.
A solicitação deve ser repetida a cada emissão.
Como uma pessoa física pode emitir nota fiscal?
É possível emitir nota fiscal sem empresa aberta, desde que sejam notas fiscais de serviços emitidas por autônomos e microempreendedores.
Basta procurar a prefeitura a sua cidade e se informar sobre as regras de emissão de nota fiscal para pessoas físicas.
Como emitir nota fiscal sendo MEI?
Para quem é MEI (microempreendedor individual), o processo de emissão de nota fiscal é um pouco diferente.
Segundo a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, os MEIs estão dispensados de emitir notas fiscais quando vendem produtos para pessoas físicas. Porém, eles ainda precisam emitir nota fiscal quando vendem para empresas (CNPJs).
Como cancelar uma nota fiscal?
É normal ter que cancelar uma nota fiscal por erros de digitação, troca do nome do fornecedor, erros nos cálculos ou simplesmente a desistência do negócio.
Nesses casos, você pode cancelar o documento em até 24 horas, desde que o Fisco tenha autorizado a emissão e a mercadoria não tenha sido enviada.
É possível cancelar nota fiscal depois do prazo?
Sim, é possível cancelar nota fiscal após as 24 horas estipuladas por lei.
No entanto, esse procedimento é passível de multa por parte da Receita Federal, que normalmente equivale a 1,5% do total da transação cancelada.
O que é nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é o documento para comprovação fiscal da movimentação de mercadorias recebidas, ao contrário da nota fiscal de saída, que é quando você vende algo.
Tanto o fornecedor quanto o comprador precisam emitir essa nota em casos como entrada de produto importado, devolução de mercadoria, retorno de industrialização, etc.
Créditos: Blog Azul
Veja também: O que é o Simples Nacional e suas vantagens para pequenos empresários?
